Defence Media Centre - PERLUNYA REFORMASI BIROKRASI GUNA MEMBANGUN PNS DEPHAN LEBIH POTENSIAL

Oleh Sri Murtiana

Menyambut Hari Ulang Tahun Korpri ke-37, Korpri Dephan menyelenggarakan seminar sehari, dengan keynote Speak Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan pembicara dari Kepala Biro SDM Depkeu sebagai departemen yang telah menancapkan tombak reformasi birokrasi pada departemen milik pemerintah. Hasil seminar sehari tersebut adalah hal-hal yang penting, dan sebagai sajian informasi untuk bisa diketahui oleh segenap warga Dephan terutama PNS Dephan. Seminar sehari ini mengangkat apa yang menjadi isu aktual bagi PNS Dephan sendiri. Dan saat ini isu PNS yang paling menonjol adalah upaya pembentukan PNS agar lebih profesional berbasis kinerja untuk membangun PNS Dephan menjadi PNS andalan dalam sistem pertahanan negara. PNS Dephan mengetahui reformasi birokrasi sebagai langkah bagi PNS menuju kejenjang yang lebih maju lagi, terutama karena kita sendiri sudah harus memulai gerakan reformasi di Indonesia yang gaungnya telah ditiupkan saat gerakan reformasi dimulai pada bulan juli 1998.

Berbicara mengenai reformasi, sebenarnya reformasi itu sendiri telah diawali terlebih dahulu oleh negara-negara di dunia dengan Cina yang terlebih dulu memulai pada abad 11: Dinasti Song (960-1279), Reform Birokrasi & Pertanian dg UU baru Xin-Fa (PM Wang Anshi) 1978-2008: 6x reform birokrasi dan ekonomi. Lalu Eropa abad 14, belajar dari pengalaman China Abad 11. Selanjutnya Jepang 1860 an: Restorasi Meiji, reform politik dan sosial. 1960an: Reform adm. 1970an reform ekonomi, 1996: 17 UU paket reformasi (PM Hashimoto). Dan berikutnya USA 1883: The Pendleton Act, reform administrasi & pegawai, terapkan sistem merit dan komisi pegawai, 1883-1993, 13x reformasi, 9x bentuk komisi reformasi. Sedangkan India memulai reformasi ditahun 1991: reform ekonomi & keamanan (PM Narashima Rao). Negara Australia menghembuskan angin reformasi birokrasi 30 tahun lalu lalu yang terakhir adalah Indonesia dengan menggulirkan udara reformasi tahun 1998.

Bangsa Indonesia sendiri sebenarnya sudah mulai ingin mempercepat proses reformasi, dan dalam mempercepat proses reformasi birokrasi di Indonesia diperlukan adanya kehendak bersama, tujuan yang sama, persepsi yang sama dan yang pasti adalah adanya action plan yang sama. Semua komponen bangsa pada hakekatnya punya cita-cita yang baik dan mulia untuk bangsa dan Negara. Hal tersebut dapat diwujudkan dengan kerja sama yang sinergi sehingga hasil yang diinginkan tidak kontra produktif. Dalam menuju arah reformasi untuk perbaikan semua sendi maka cita-cita bersama harus dilandasi oleh kesungguhan (Seriousness) dan ke”ajeg”an (Consistency). Reformasi birokrasi akan terwujud dengan konsep yang jelas dan konsep tersebut adalah Crystal Clear Concept, Competence, Connections, dan Commitment. Saat menerapkan konsep-konsep yang dipakai dalam menciptakan reformasi birokrasi biasanya akan muncul permasalahan dalam birokrasi dimana permasalahan tersebut mempunyai 6 (enam prepektif) yaitu :
a. Politik : Politisasi birokrasi, Netralitas Birokrasi
b. Ekonomi : In-Efisiensi, Daya Saing Lemah, Kewirausahaan Rendah
c. Manajemen : Koord Lemah sehingga Manaj Publik Tidak Berkualitas
d. Tradisional : Hirarki (Iron Laws of Oligarchy) muncul Penyalahgunaan wewenang sehingga menjadi birokratis.
e. Sos-Bud : Kurang Tangung jawab Sosial, Budaya Feodal kuat
f. Kinerja : Produktivitas Rendah, Belum Orientasi Outcomes.

Menghadapi permasalahan-permasalahan reformasi birokrasi muncul pula tantangan-tantangan yang perlu dihadapi diantaranya adalah tantangan GLOBAL : dimana Aplikasi Teknologi Vs. Kebut Lap Kerja, Tenaga Profesional , dan Kehendak. Tantantan berikutnya adalah INSTRUMENTAL : Aturan (overlap, bertentangan, vacum) Vs. Perubahan Segera. Tantangan lainnya adalah ENVIRONMENTAL : Kompetensi/Kualifikasi Vs. Lap Kerja terutama di daerah-daerah. Dan tantangan berikutnya adalah tantangan POTENSIAL : Pemerintah Pusat Vs. Pemda.
Pendekatan Holistik perlu diterapkan dengan menetapkan tujuan dari reformasi birokrasi itu sendiri dan mencari akar masalah sesungguhnya. Caranya adalah dengan mengaitkan semua aspek yang berpengaruh, sehingga dapat menemukan cara paling tepat untuk mengatasinya. Karena birokrasi itu sendiri adalah “organisme” hidup yang tumbuh dan berkembang karena ada keterkaitan dan saling ketergantungan antarfaktor secara biologis, sosial, dan lingkungannya (deep ecology). Setelah melakukan pendekatan holistic maka langkah perbaikan diperlukan dengan mendiagnosa secara komprehensif dan menetapkan prioritas kepegawai terhadap public dengan melakukan pendekatan, mindset, motivasi, investasi, seing is believing dan inovasi. Pilar yang dibutuhkan dalam reformasi birokrasi di Indonesia adalah adalah RUU yang harus segera diselesaikan. RUU itu menjadi sangat penting dan perlu sebagai payung bagi PNS menuju PNS berbasis kinerja. RUU-RUU tersebut yang sedang digodok adalah RUU Pelayanan Publik , Administrasi Pemerintahan , Etika Penyelenggara Negara (eksekutif, legislatif, yudikatif), Kepegawaian Negara , Tata Hubungan Pusat-Daerah, Sistem Pengawasan Nasional , Badan Layanan Nirlaba , Kementrian dan Kementrian Negara (telah di-sahkan DPR-RI), Akuntabilitas Penyelenggara Negara. Dan sebagai pagarnya yang juga Merupakan prasyarat terwujudnya Reformasi Birokrasi yaitu INPRES 5 / 2004 9 Desember 2004, SIAK (Depdagri), DETIKNAS, Perundang-undangan , Criminal Justice System.

Reformasi birokrasi bagi PNS juga berarti bahwa seorang PNS harus memahami dan mengerti apa itu Prinsip2 Good Governance (Pasal 20 UU No. 32/2004) yaitu :

a. Asas Kepastian Hukum, adalah asas dlm neg hukum yg mengutamakan landasan per-UU-an, kepatuhan dan eadilan dalam setiap kebijakan Penyelenggara Negara.
b. Asas Tertib Penyelenggaraan Negara, adalah asas yg menjadi landasan keteraturan, keserasian dan eseimbangan dalam pengendalian Penyelenggara Negara;
c. Asas Kepentingan Umum, adalah asas yg mendahulukan kesejahteraan umum d/p kepentingan individu atau kelompok dengan cara yang aspiratif, akomodatif dan selektif.
d. Asas Keterbukaan, adalah asas yg membuka diri terhadap hak masy utk memperoleh informasi yg benar, jujur, dan tidak diskriminatif tentang penyelenggaraan negara dengan tetap memperhatikan perlindungan atas hak asasi pribadi, golongan dan rahasia negara.
e. Asas Proporsionalitas, adalah asas yg mengutamakan keseimbangan antara hak % kewajiban Penyelenggara Negara.
f. Asas Profesionalitas, adalah asas yg mengutamakan keahlian yang berlandaskan kompetensi, kode etik dan ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku.
g. Asas Akuntabilitas, adalah asas yg menentukan bahwa setiap kegiatan dan hasil akhir dari kegiatan Penyelenggara Negara harus dapat dipertanggung jawabkan kepada masyarakat atau rakyat sebagai pemegang kedaulatan tertinggi negara sesuai ketentuan peraturan per-UU-an yang berlaku.
h. Asas Efektifitas, adalah asas yang berorientasi pada tujuan yang tepat guna dan berdaya guna
i. Asas Efisiensi, adalah asas yang berorientasi pada minimalisasi penggunaan sumber daya untuk mencapai hasil kerja yang terbaik

Reformasi Birokrasi Departemen Keuangan
Perubahan paradigma kepegawaian di awali oleh Departemen Keuangan pada akhir tahun 2006, ditandai dengan kajian mengenai penajaman fungsi Biro Kepegawaian sebagai unit yang melaksanakan pengelolaan dan pembinaan kepegawaian. Kajian meliputi perbaikan mekanisme kerja dan desain struktur organisasi untuk mengoptimalisasikan fungsi berupa, (i) perencanaan sumber daya manusia dan rekrutmen, (ii) pembangunan pola mutasi, (iii) pembangunan system assessment center, (iv) pembangunan sistem informasi kepegawaian yang terintegrasi, (v) peningkatan akuntabilitas, dan (vi) peningkatan koordinasi dan kolaborasi dengan unit pembina kepegawaian dan unit teknis terkait. Departemen Keuangan adalah departemen yang lebih awal dan telah melakukan reformasi birokrasi dalam kepegawaian khususnya hal penempatan jabatan dan penggajian. Dan yang melatar belakangi reformasi birokrasi pada Departemen Keuangan adalah Reformasi Keuangan Negara (UU No. 17 Th. 2003 Tentang Keuangan Negara, UU No. 1 Th. 2004 Tentang Perbendaharaan Negara, UU No. 15 Tahun 2004 Tentang Pemeriksaan Pengelolaan dan Tanggung Jawab Keuangan Negara. Dengan tujuan keberhasilan reformasi keuangan negara maka menuntut dilaksanakannya reformasi birokrasi Departemen Keuangan. Pilar Reformasi Birokrasi yang ditetapkan adalah Pelayanan Publik, Peningkatan Kinerja dan Good Governance dengan key performance incators adalah Penataan Organisasi , Penyempurnaan Proses Bisnis , Peningkatan Disiplin & Manajemen SDM, remunerasi dan reformasi keuangan negara.

Penataan Organisasi

Program penyempurnaan proses bisnis pada reformasi birokrasi Departemen Keuangan adalah Analisis dan Evaluasi Jabatan, Penyusunan Standard Operating Procedure dan Analisis Beban Kerja. Output dari Analisis dan Evaluasi Jabatan adalah telah tersusun 19.970 uraian jabatan eselon I – pelaksana dan telah tersusun 27 peringkat untuk seluruh jabatan struktural, termasuk pelaksana dan jabatan fungsional. Sedangkan output dari Standar Operasional Prosedure adalah telah tersusun 7.676 SOP untuk seluruh unit di lingkungan Departemen Keuangan, telah ditetapkan 35 SOP layanan unggulan untuk unit yang secara langsung melakukan pelayanan kepada publik. Dan output dari ABK (Analisa Beban Kerja) untuk 8 unit yang tidak mempunyai kantor vertical, telah dilakukan uji petik terhadap kantor vertikal DJP, DJPB, DJKN, dan DJBC, dan edang dikaji kebijakan exit strategy kelebihan pegawai

Peningkatan Manajemen SDM

Program dalam peningkatan Manajemen SDM diantaranya Pembangunan Assessment , Diklat berbasis Kompetensi , Pengintegrasian SIMPEG, Pedoman Pola Mutasi , dan Peningkatan Disiplin PNS. Juga diterapkan pengintegrasian Simpeg (Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian) yaitu Pembuatan sistem informasi manajeman kepegawaian yang baru (SIMPEG) dan saat ini Departemen Keuangan telah melakukan pendataan ulang kepada seluruh PNS Departemen Keuangan. Sedangkan dalam bidang pedoman pola mutasi diantaranya sedang disusun pedoman penyusunan pola mutasi dan telah telah dilaksanakan pengisian jabatan secara terbuka (open bidding) sesuai dengan PMK 75/PMK.01/2008. Sebagai seorang PNS yang harus mematuhi segala aturan yang telah ditetapkan dan dituntut untuk disiplin dalam menjalankan tugas dan tanggung jawabnya. Dalam rangka peningkatan disiplin PNS, Departemen Keuangan telah menetapkan 12 kode etik pada setiap unit eselon I di lingkungan Departemen Keuangan, dan telah disusun pedoman peningkatan disiplin serta absensi secara elektronik di lingkungan Departemen Keuangan. Mengacu pada penerapan reformasi birokrasi, Departemen Keuangan menetapkan pengukuran kinerja dengan pengembangan Balanced Scorecard dengan ditetapkannya 5 tema strategi, yaitu Pendapatan Negara, Belanja Negara, Pembiayaan APBN, Kekayaan Negara, Pasar Modal dan LKNB, telah disusun Depkeu-wide strategy map, adanya KPI manual level Depkeu-wide, dan tersusunnya Strategic Initiative level Depkeu-wide serta Cascading Untuk Depkeu-I dan Depkeu-II

Departemen Keuangan telah berusaha meningkatkan pelayanan publik dengan prinsip-prinsip Transparansi prosedur, Kejelasan persyaratan, dan Kepastian biaya dan waktu layanan. Juga diterapkan Layanan Unggulan untuk meningkatkan layanan publik yang diprioritaskan pada beberapa unit yang memberikan pelayanan secara langsung kepada masyarakat. Dalam peningkatan layanan unggulan inilah organisasi berorientasi pada pelayanan dan check and balance, SDM yang kompeten, Proses bisnis yang sederhana dan transparan. Pemanfaatan Teknologi Informasi. Dan yang penting dalam reformasi birokrasi ini adalah pelaksanaan Monitoring Layanan Publik. Monitoring dilakukan terhadap implementasi Reformasi Birokrasi, Proses Monitoring baik secara internal maupun eksternal (oleh Univ. Indonesia, AC Nielsen dan Hay Group).

Penyempurnaan pola mutasi

Dalam rangka menjamin objektivitas dan transparansi dalam perpindahan jabatan karir bagi Pegawai Negeri Sipil di lingkungan Departemen Keuangan, saat ini Tim Reformasi Birokrasi Pusat telah menyusun Konsep Peraturan Menteri Keuangan tentang Pedoman Penyusunan Pola Mutasi Jabatan Karir di lingkungan Departemen Keuangan. Pedoman Penyusunan Pola Mutasi Jabatan Karir di lingkungan Departemen Keuangan akan menjadi acuan bagi setiap unit eselon I di lingkungan Departemen Keuangan dalam menyusun pola mutasi jabatan karir. Jabatan karir adalah jabatan struktural (eselon II, III dan IV) dan jabatan fungsional yang hanya dapat diduduki oleh Pegawai Negeri Sipil.
Pola Mutasi jabatan karir meliputi,
a. Perpindahan jabatan vertikal, terdiri dari, Perpindahan jabatan struktural dari eselon yang lebih rendah ke eselon yang lebih tinggi,
b. Perpindahan jabatan horizontal, terdiri dari, Perpindahan jabatan struktural dalam eselon yang sama, atau Perpindahan jabatan fungsional dalam tingkat yang sama pada unit yang berbeda
c. Perpindahan jabatan diagonal, terdiri dari: Perpindahan jabatan struktural ke dalam jabatan fungsional, atau Perpindahan jabatan fungsional ke dalam jabatan struktural.

Pola mutasi jabatan karir bagi Pegawai Negeri Sipil di lingkungan Departemen Keuangan mempertimbangkan beberapa aspek diantaranya (a) Persyaratan administrasi sebagaimana dimaksud dalam peraturan perundang-undangan yang mengatur perpindahan jabatan struktural atau jabatan fungsional, (b) Unsur prestasi kerja, (c) Jangka waktu menduduki jabatan dan lokasi unit kerja, (d) Peringkat jabatan, (d) Hukuman disiplin PNS, dalam hal PNS yang bersangkutan pernah dikenakan sanksi atas pelanggaran disiplin pegawai atau tidak.

Remunerasi

Remunerasi berbasis kinerja Departemen Keuangan mengawali penerapan penghargaan terhadap kinerja melalui job grading (job based), dan selanjutnya akan disempurnakan dengan kinerja individu (Individual performance based). Peringkat jabatan digunakan sebagai dasar untuk menyusun Struktur Remunerasi. Departemen Keuangan menerapkan pemberikan Tunjangan Khusus Pengelolaan Keuangan Negara (TKPKN) dengan pertimbangan sebagai usaha peningkatan dan pengamanan penerimaan dan pengeluaran negara, usaha preventif sekaligus sebagai imbangan atas tindakan-tindakan yang akan diambil guna menertibkan dan mendisiplinkan pegawai, sehingga penyimpangan dalam bidang penerimaan dan pengeluaran keuangan negara diharapkan dapat ditekan seminimal mungkin. Disamping itu agar pegawai dapat melaksanakan tugas jabatannya dengan keinsyafan yang sedalam-dalamnya dengan penuh rasa tanggung jawab serta dapat memberikan prestasi kerja seoptimal mungkin. Dan selanjutnya sebagai langkah dalam penertiban dan pembersihan aparatur di lingkungan Departemen Keuangan. Prinsip struktur remunerasi yang diterapkan adalah menghargai perbedaan bobot, tanggung jawab, dan risiko pekerjaan. Selanjutnya menyederhanakan remunerasi unsur TKPKN lama dan menggunakan pendekatan kinerja serta mendukung langkah-langkah reformasi birokrasi serta memperhatikan kemampuan keuangan negara. Dalam remunerasi berbasis kinerja ada tujuan dalam peringkat jabatan yaitu memberikan penghargaan kepada pegawai sesuai dengan tingkat tanggung jawab dan risiko jabatan/pekerjaan, menghargai tanggung jawab pekerjaan dan mengakomodasi perbedaan tanggung jawab pekerjaan satu dengan lainnya serta sebagai dasar bagi pola mutasi dan perencanaan karir di Departemen Keuangan secara profesional. Input yang ingin dicapai adalah sebagai berikut :

a. Technical Know-How yaitu pengetahuan, kemampuan dan/atau kemampuan teknis atau spesifik tertentu yang diperlukan untuk dapat melakukan sebuah pekerjaan dengan kompeten.
b. Managerial Know-How yaitu kemampuan untuk melakukan perencanaan, pengelolaan, penganggaran dan seluruh aspek pengelolaan (manajerial) lainnya yang dibutuhkan oleh jabatan tersebut.
c. Human Relations Skills yaitu tingkat komunikasi efektif (interpersonal skills) yang perlu dimiliki oleh sebuah jabatan agar dapat memerankan jabatannya dengan baik.

Setelah mengetahui reformasi birokrasi yang sudah mulai diterapkan di Departemen Keuanagn maka setiap pegawai dituntut untuk menghasilkan kinerja yang sesuai dengan tuntutan pekerjaan dan organisasi, setiap pegawai dituntut untuk memiliki integritas yang sesuai dengan tuntutan organisasi dan harapan masyarakat, dan setiap pegawai dituntut untuk berdisiplin dalam melaksanakan tugas dan mentaati jam kerja, selanjutnya setiap pelanggaran kinerja, integritas, dan disiplin yang dilakukan oleh pegawai diancam dengan sanksi pemotongan pendapatan yang menjadi hak pegawai.

Reformasi Birokrasi PNS Dephan.

Reformasi Birokrasi diperlukan guna membangun PNS Dephan yang lebih potensial seperti yang diterapkan pada Departemen Keuangan, maka salah satu materi seminar sehari yang disampaikan oleh Kabadiklat Dephan dapat diambil intisarinya yaitu perlunya pemahaman yang harus dimengerti oleh segenap PNS Dephan bahwa :

• Pertahanan negara adalah salah satu fungsi pemerintahan (sipil)
• Bidang pertahanan negara bukan dominasi personel militer/TNI
• Militer adalah bagian dari pertahanan
• Pengetahuan pertahanan (termasuk militer) dapat dipelajari oleh semua orang
• Organisasi Dephan bukan organisasi militer

Oleh karena itu pemahaman secara profesional dan akademis tentang hal-hal tersebut di atas oleh seluruh personel Dephan akan menghilangkan pemikiran-pemikiran dikotomis Sipil – Militer. Sementara itu PNS Dephan sendiri mempunyai problematika diantaranya masih di bawah bayang-bayang personel TNI, terlalu lama jadi suplemen? (minder?), tidak kuasai core business? (tidak kompeten?), tidak punya es’prit de corps?, sisbinpers belum jelas, sisbindiklat belum terarah. Untuk itu dalam reformasi birokrasi bagi PNS Dephan diperlukan sisbinpers (kepeg) Dephan harus menjamin tumbuhnya iklim kompetisi karier yang sehat dan objektif serta didukung oleh sisbindiklat yang terarah.

Sebenarmya reformasi besar status PNS Dephan sudah lama dimulai, namun tidak akan menjanjikan apa-apa bila tidak disertai perubahan dalam cara berpikir, bersikap dan bertindak para PNS Dephan itu sendiri bagi kepentingan organisasi Dephan. Yang diperlukan saat ini bagi reformasi birokrasi di Dephan adalah jangan lagi menyoal apakah dia PNS atau TNI melainkan apakah dia kompeten atau tidak kompeten khususnya dalam hal core business Korpri Dephan sebagai pembina korps PNS Dephan adalah yang paling tepat untuk menumbuhkan jiwa korsa yang meliputi semangat, kekompakan dan kebanggaan korps dan ini yang masih dipertanyakan apakah PNS mampu melaksanankan itu semua sebagai acuan bagi PNS Dephan bahwa PNS Depahn siap melaksanakan reformasi birokrasi. Saat ini upaya untuk menuju PNS Dephan lebih profesionalitas adalah apa yang telah dilakukan oleh Badiklat dengan menerapkan cita-cita dan harapan yang sebetulnya dapat diwujudkan bila segenap PNS Dephan sama dalam hal keinginan dan kemauan untuk bersama-sama menjadikan Lemdiklat sebagai tempat bagi pendidikan PNS terbaik di indonesia, Lemdiklat harus memiliki standar kualitas yang tinggi sehingga menjadi acuan bagi lemdiklat lain dan menjamin terbentuknya profesionalisme PNS Dephan. Setiap personel PNS Dephan idealnya harus mengikuti pendidikan dalam jabatan setidaknya satu kali dalam tiga tahun, agar pengetahuan dan keterampilannya selalu terpelihara dengan pola ‘one stop learning’ setiap orang yang masuk diklat akan di “refresh” di segala aspek. Dalam membentuk PNS Dephan sebagai PNS andalan yang bertanggung jawab dan dapat menguasai tugasnya dengan baik, Badiklat Dephan sudah menyediakan sarana/fasilitas agar PNS Dephan dapat belajar untuk memahami / menguasai core business-nya (pertahanan) secara cepat agar PNS Dephan menjadi PNS yang potensial dan tetap memiliki integritas dan nilai-nilai moral SDM yang profesional.
Nara Sumber :

1. Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Bapak Taufiq Effendi dalam Seminar HUT Korpri ke-37 tahun 2008 di Dephan RI.
2. Kabadiklat Dephan Bapak Mayjen TNI (Purn) Anton H. Biantoro dalam Seminar HUT Korpri ke-37 tahun 2008 di Dephan RI.
3. Kepala Biro SDM Depkeu Bapak Abdul Gofar dalam Seminar HUT Korpri ke-37 tahun 2008 di dephan RI.